Funktionsweise

Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen Sie dieses zeitnah führen. Das heißt, Sie tragen fehlende Daten am besten direkt nach der Fahrt, spätestens aber 7 Tage danach ein. Überraschende Umstände können jedoch auch mal dazu führen, dass Sie diese Frist nicht einhalten können – beispielsweise ein Krankenhausaufenthalt. TrackBase macht dann aber nicht automatisch eine Privatfahrt daraus oder lässt keinerlei Änderungen mehr zu. Damit Ihr Fahrtenbuch finanzamtkonform geführt wird, markieren wir alle Bearbeitungen sowie nachträgliche Änderungen mit einem Zeitstempel. Dank einer Pop-Up Nachricht werden Sie außerdem beim Öffnen der App auf unbearbeitete Fahrten hingewiesen. So verlieren Sie nie den Überblick und können sicher sein, dass Ihr Fahrtenbuch nicht wegen Aufzeichnungslücken vom Finanzamt abgewiesen wird.

Unser elektronisches Fahrtenbuch besteht aus mehreren Bestandteilen: Der TrackBase Fahrtenbuch App für Smartphone oder Tablet, dem Webportal für den PC und unserem Telematik-System, welches fest in Ihrem Fahrzeug verbaut wird. Das GPS gestützte Telematik-System wird an das Zündungssignal Ihres Fahrzeuges gekoppelt, um Satelliten-Daten frühestmöglich aufnehmen zu können. Via integrierter SIM-Karte werden verschlüsselte Fahrteinträge automatisch an Ihren Account übermittelt. Datum, Uhrzeit, Start- und Zieladresse, gefahrene Kilometer, Fahrtzeit sowie Kilometerstand des Fahrzeuges werden automatisch übertragen. Wenn Sie einen Geofence angelegt haben werden auch diese Daten automatisch übermittelt. Per Smartphone App oder am PC können Sie erfasste Fahrten mit Informationen anreichern und somit als Privatfahrt, Arbeitsweg oder Betriebsfahrt speichern. Erfasste Fahrten können Sie jederzeit nach Beenden einer Fahrt einsehen. Um eine manipulationssichere Übermittlung für das Finanzamt oder Ihren Steuerberater bereitzustellen, steht Ihnen der PDF-Export zur Verfügung. Dieser lässt sich unkompliziert sowohl in der App als auch im Web-Portal durchführen.

*Wir bieten Ihnen auch die Verwendung eines OBD-Steckers an. Jedoch gehen damit einige Nachteile einher. Lesen Sie mehr zu den Nachteilen eines OBD-Steckers.

Ja, die Fahrten können im Ausland aufgezeichnet werden. Wenn das in Echtzeit gewünscht wird, fällt eine Roaming-Pauschale an, die vorher aktiviert werden muss. Deshalb sollten Sie uns vor der Fahrt ins Ausland kontaktieren.

Ohne Roaming werden die Daten nachgeliefert sobald Sie wieder im deutschen Mobilfunknetz sind. Sie erhalten also auch dann die Informationen – lediglich nicht in Echtzeit.

Es wird zwischen Privatfahrt, Geschäftsfahrt, Arbeitsweg und Mischfahrt unterschieden. Zudem haben wir die Kategorie „Doppelte Haushaltsführung“ mit aufgenommen. Diese gilt insbesondere dann, wenn Sie Pendler sind und an den Wochenenden den Geschäftswagen für Familienheimfahrten nutzen.

Wenn Sie mehr zu den einzelnen Fahrtarten erfahren möchten, besuchen Sie unser Glossar.

Wenn Sie sich in einem Tunnel oder einer Tiefgarage befinden kann es sein, dass die Verbindung abbricht. Sobald das System jedoch wieder Netzempfang hat werden die Daten normal nachgeliefert und stehen nach abgeschlossener Fahrt in Ihrem elektronischen Fahrtenbuch wie gewohnt zur Verfügung.

Ja. Das TrackBase Fahrtenbuch speichert jede nachträgliche Änderung die Sie in Ihrem Fahrtenbuch vornehmen und versieht diese mit einem Zeitstempel.  Auch in Ihrem PDF-Export, den Sie beim Finanzamt einreichen, sind alle Änderungen vermerkt. Aber nicht nur Änderungen werden mit einem Zeitstempel versehen, sondern auch die erste Bearbeitung. So können Sie ganz sicher sein, dass Ihr Fahrtenbuch den Grundsätzen der Finanzverwaltung entspricht.

Nein, Ihre Daten sind bei uns in einem verschlüsselten Back-up gesichert. Wenn Sie ein neues Smartphone nutzen möchten oder Sie die App versehentlich gelöscht haben, ist das also kein Problem: Sie können Ihr elektronisches Fahrtenbuch jederzeit mit Ihrem persönlichen Login auf einem anderen Endgerät wiederherstellen.

Im Webportal sind Ihre Daten außerdem jederzeit abrufbar – egal ob Sie das Fahrtenbuch an einem Tag auf Ihrem PC von Zuhause und am nächsten Tag vom Laptop im Büro aufrufen.

Ja, auch nach der Fahrt ist eine Änderung zu Fahrtangaben möglich. Dank einer Pop-Up Nachricht werden Sie beim Öffnen der App auf unbearbeitete Fahrten hingewiesen, damit Sie auch die 7-Tages-Frist im Auge behalten. Die erste Bearbeitung sowie nachträgliche Änderungen werden mit einem Zeitstempel festgehalten und sind somit in Ihrem Fahrtenbuch-Export einzusehen. Nachträglich ändern können Sie Ansprechpartner, Reiseziel, Kategorie, Zweck, Fahrer und bei einer Mischfahrt oder einem Umweg können Sie genau angeben wie groß der private Anteil bzw. der Umweg war.

Definitionen der verschiedenen Fahrtenkategorien finden Sie hier.

Ja, hier finden Sie die Webversion von TrackBase. Einfach den Link in Ihrem Web-Browser öffnen und einloggen. Schon können Sie Ihre Fahrten auch ganz bequem am Computer verwalten.Ja, hier finden Sie die Webversion von TrackBase. Einfach den Link in Ihrem Web-Browser öffnen und einloggen. Schon können Sie Ihre Fahrten auch ganz bequem am Computer verwalten.

Das fest verbaute Telematik-System empfängt dauerhaft Signale über den Standort oder die gefahrenen Kilometer. Für eine sichere Datenübertragung ist aber nicht nur der Festeinbau entscheidend, sondern auch die Verbindung zu einem Impuls-Initiator. Durch den Anschluss an das Zündungssignal Ihres Fahrzeuges werden Satelliten-Daten frühestmöglich aufgenommen. Unser Telematik-System verfügt zudem über eine zusätzliche Antenne für einen besseren Datenempfang.

Lediglich in einem Tunnel oder einer Tiefgarage kann die Verbindung zwischenzeitlich abbrechen. Dies ist jedoch kein Problem, da die Daten sofort nachgeliefert werden, sobald das System wieder Netzempfang hat.

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