Ein Fahrtenbuch muss:

  • laufend und zeitnah (innerhalb von 7 Tagen) geführt werden
  • vollständig und manipulationssicher sein
  • nachträgliche Änderungen dokumentieren können

Viele elektronische Fahrtenbücher werden ausschließlich als App fürs Smartphone oder als Tablet-Lösung angeboten. Sie erfüllen aber nicht die gesetzlichen Anforderungen. Der Grund: Eine eindeutige und manipulationssichere Zuordnung zum Fahrzeug ist nicht gewährleistet. Anders als bei unserer Hardware, die fest im Fahrzeug verbaut ist und damit den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Unser elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt liefert alle relevanten Daten rechtskonform und nach den Richtlinien der deutschen Finanzbehörden. Ein Wechsel von der 1-%-Regelung zur Fahrtenbuch-Methode darf immer am 01. Januar eines Jahres oder aber bei einem Fahrzeugwechsel stattfinden. Abgeben müssen Sie Ihr ordnungsgemäßes Fahrtenbuch am Ende des Kalenderjahres.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Ihre Sicherheit ist uns wichtig

Verschlüsselung durch SSL

Das TrackBase Fahrtenbuch unterliegt den Gesetzen des Deutschen Datenschutzes. Ihre sensiblen Daten transportieren wir ausschließlich SSL-verschlüsselt. Nach dem neusten Stand der Technik verwalten und sichern wir sie in unserem firmeneigenen Rechenzentrum in Frankfurt am Main.

Aufbewahrung

Nach der gesetzlichen Aufbewahrungsplicht muss ein elektronisches Fahrtenbuch fürs Finanzamt 10 Jahre lang gespeichert werden. Wir übernehmen das für Sie. Alle Fahrtenbuchsätze speichern wir auf unseren firmeneigenen Servern unseres Rechenzentrums in Frankfurt

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Ordnungsgemäßer Datenexport

Damit das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch prüfen kann, müssen die Daten für den Steuerprüfer zugänglich sein. Mit einem Mausklick gelangen Sie entweder zur Druckversion oder können das TrackBase Fahrtenbuch einfach als PDF exportieren. Die PDF-Datei ist fälschungssicher, weil sie keine Änderungen zulässt. In dieser Form lässt sich Ihr Fahrtenbuch dem Finanzamt vorlegen. Immer auf der sicheren Seite sind Sie außerdem durch unseren Steuerberaterzugang, mit dem Sie ihm den Zugang zur Webversion Ihres Fahrtenbuches gewähren.

Fahrtenbuchauferlegung

Das Fahrtenbuch führen muss nicht immer freiwillig geschehen, sondern kann auch zu einer Pflicht werden. Etwa dann, wenn ein Verstoß gegen das Verkehrsrecht vorlag. Hat ein Fahrzeug zum Beispiel das zulässige Tempolimit überschritten, der Fahrer lässt sich aber nicht ermitteln, kann es zu einer sechsmonatigen Fahrtenbuchauferlegung kommen (§ 31 a StVZO).

Grundsätzlich sind bei der Fahrtenbuchauferlegung elektronische Fahrtenbücher zulässig, solange daraus dieselben Erkenntnisse wie aus dem schriftlich geführten Fahrtenbuch hervorgehen. Es handelt sich hier nicht um ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch, weil es nur folgende Informationen beinhalten muss:

  • Name, Vorname und Anschrift des Fahrzeugführers
  • Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
  • Datum und Uhrzeit vor und nach der Fahrt
  • Unterschrift

Eine Nichteinhaltung dieser Auflage führt zu einer Strafe in Form eines Bußgeldes sowie eines Punktes in Flensburg.

Fahrtenbuchauferlegung durch Arbeitgeber

Auch der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern ein Fahrtenbuch „auferlegen“, wodurch sie ein Fahrtenbuch führen müssen. Zum Beispiel dann, wenn er von Anfang an die Halterhaftung umgehen möchte. Mitarbeiter müssen demnach immer dokumentieren, wann sie mit dem Dienstwagen wo waren. Die Privatsphäre bei Privatfahrten muss hier natürlich auch berücksichtigt werden.

Ein weiterer Grund, aus dem ein Arbeitgeber ein Fahrtenbuch auferlegt, lässt sich im Bereich Controlling finden. Durch die ermittelten Daten können laufende Kosten im Fuhrpark immer im Auge behalten werden.

Brauchen die Mitarbeiter das Fahrtenbuch nicht aus Steuergründen, müssen Sie auch nur die Basics angeben: Name und Anschrift des Fahrzeugführers sowie Datum, Uhrzeit und Unterschrift. In diesem Fall handelt es sich nicht um ein finanzamtkonformes Fahrtenbuch.

Ordnungsgemäßes Fahrtenbuch: Darauf sollten Sie achten

Steuerprüfer sind im Thema Manipulationsversuche geschult und decken diese ohne große Bemühungen auf. Damit Ihr Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, sollten Sie also kein Risiko eingehen und sich für eine qualitativ hochwertige und fälschungssichere Software entscheiden. Vom Finanzamt akzeptiert werden nur wenige Programme.

Als verlässlicher Partner gehört TrackBase dazu. Wir können nicht garantieren, dass das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch anerkennt, da es im Endeffekt auf Ihre lückenlose und fehlerfreie Dokumentation ankommt. Was wir Ihnen aber versprechen ist, dass Sie mit TrackBase grundsätzlich auf der sicheren Seite sind: Nutzerfreundlich und fälschungssicher erfüllt das elektronische Fahrtenbuch alle Anforderungen der Finanzbehörden.

TrackBase sorgt für Effizienz und Transparenz in Ihrem Fuhrpark. Zeit und Nerven, die Sie durch das elektronische Fahrtenbuch sparen, können gewinnbringend in andere Aufgaben investiert werden.

Bei uns wird Sicherheit großgeschrieben. Deshalb setzen wir auf den Festeinbau unserer Telematik-Systeme und gewährleisten damit einen sicheren Datentransfer sowie eine sichere Stromversorgung und helfen dabei, Ihr Fahrzeug vor einem Diebstahl zu schützen.

Wichtige Steuerurteile

Immer wieder steht die Frage im Raum, was ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ausmacht. Deshalb haben wir auf dieser Seite wichtige Steuerurteile der Finanzbehörden aufgelistet und die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch für Sie zusammengefasst.

FA-Schreiben Leipzig I vom 20.05.2014

„Das Fahrtenbuch muss mindestens folgende Angaben enthalten (vgl. Lohnsteuerrichtlinien R 8.1 Absatz 9 Nummer 2 Satz 3 LStR 2008): Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflichen veranlassten Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchter Geschäftspartner. Wird ein Umweg gefahren, ist dieser aufzuzeichnen.“

BMF*-Pressemitteilung 138/2005 vom 20.12.2005

„Die Besteuerung der privaten Nutzung von Kraftfahrzeugen unter Anwendung der 1 %-Regelung wird auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG-E) beschränkt. Die geplanten Änderungen haben keine Auswirkungen auf die Fälle, in denen der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug zur privaten Mitnutzung überlässt (sog. Dienstwagenbesteuerung).“ Die pauschale Bemessung des privaten Nutzungsanteils für Fahrzeuge (1 %-Regelung) ist also seit 2006 nur noch für Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens anwendbar (d.h. Fahrzeuge, die zu mindestens 50% geschäftlich genutzt werden).

BFH* Steuerurteil VI B 5/04, NV vom 16.09.2004

„Nach § 8 Abs. 2 Satz 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) kann bei der Ermittlung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung eines betrieblichen PKW nur dann von der 1 v.H.-Regelung ( § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG ) abgewichen werden, „wenn die durch das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege nachgewiesen werden” und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird.“
* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 46/10 vom 16.11.2011

„Für die Bestimmung der Entfernung ist die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte maßgebend; eine andere als die kürzeste Straßenverbindung kann zugrunde gelegt werden, wenn diese offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig für Wege zwischen Wohnung und Arbeitsstätte benutzt wird (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 Satz 4 EStG).“

Anstelle des kürzesten Wegs kann die Entfernungspauschale auch für einen längeren Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in Anspruch genommen werden. Der Steuerpflichtige muss allerdings darlegen, dass die gewählte längere Straßenverbindung offensichtlich verkehrsgünstiger ist, zum Beispiel durch Darstellung der Notwendigkeit wie Baustellen, Stauneigung etc. und Zeitersparnis.

* Bundesfinanzhof

FG Steuerurteil VI R 87/04 vom 16.03.2006

Mehrere Teilabschnitte einer beruflichen Reise miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung zu verbinden, wenn die einzelnen aufgesuchten Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden. Insoweit erfährt der Grundsatz, dass jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeuges aufzuzeichnen ist, eine Ausnahme. Die erforderlichen Angaben müssen sich aber aus dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

BFH* Steuerurteil VI R 27/05 vom 09.11.2005

„Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben. (EStG § 8 Abs. 2 Sätze 2 bis 4, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2.)“

* Bundesfinanzhof

Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 LStR 2011

„Für dienstliche Fahrten sind grundsätzlich die folgenden Angaben erforderlich:

  1. Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit,
  2. Reiseziel und bei Umwegen auch die Reiseroute,
  3. Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für Privatfahrten genügen jeweils Kilometerangaben; für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt jeweils ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.“

BFH* Steuerurteil VI R 87/04 vom 16.03.2006

„Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden, wenn die einzelnen aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner im Fahrtenbuch in der zeitlichen Reihenfolge aufgeführt werden.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 33/10 vom 01.03.2012

„[…] ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch [muss] insbesondere Datum und Ziel der jeweiligen Fahrten ausweisen […]. Dem ist nicht entsprochen, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden.“

* Bundesfinanzhof

Abgabenordnung: § 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

„Die in Absatz 1 Nr. 1, 4 und 4a aufgeführten Unterlagen [Buchungsbelege wie das Fahrtenbuch] sind zehn Jahre, die sonstigen in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen kürzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind.“

FG Steuerurteil 12 K 4479/07 E vom 07.11.2008

„Dass bei mehreren Stichproben die Kilometerangaben teilweise erheblich von den Ergebnissen eines Routenplaners abweichen sollen, ist hier ebenfalls unerheblich. […] Es kommt hinzu, dass die von den Klägern gegen die uneingeschränkte Übernahme von Daten aus einem Routenplaner erhobenen Bedenken durchaus greifen […]. Deshalb ist es angebracht, die von den Klägern beschriebenen Probleme unterschiedlichen Verkehrsaufkommens und der von Baustellen mit einem Zuschlag von 20 % auf die von einem Routenplaner empfohlene längste Strecke zu erfassen – und innerhalb des Verkehrs in einer Großstadt könnte sich ein noch höherer Zuschlag anbieten“.

BFH* Steuerurteil VI R 87/04 vom 16.03.2006

„[…] im Fahrtenbuch [sind] gegebenenfalls auch Abkürzungen für bestimmte, häufiger aufgesuchte Fahrtziele und Kunden oder für einzelne regelmäßig wiederkehrende Reisezwecke zu verwenden, solange die gebrauchten Kürzel entweder aus sich heraus verständlich oder z.B. auf einem dem Fahrtenbuch beigefügten Erläuterungsblatt näher aufgeschlüsselt sind“. Die bloße Aufzeichnung eines Städtenamens bzw. eines Kfz-Kennzeichens sind nicht ausreichend.

* Bundesfinanzhof

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BFH* Steuerurteil VI R 35/12 vom 20.03.2014

„Die Fahrtenbuchmethode ist nur dann zu Grunde zu legen, wenn der Arbeitnehmer das Fahrtenbuch für den gesamten Veranlagungszeitraum führt, in dem er das Fahrzeug nutzt; ein unterjähriger Wechsel von der 1 %-Regelung zur Fahrtenbuchmethode für dasselbe Fahrzeug ist nicht zulässig.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VIII R 33/11 vom 06.08.2013

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist durch die BFH-Rechtsprechung u.a. dahingehend präzisiert worden, dass die dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten müssen. […]“

„Im Übrigen muss ein Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden (BFH-Beschluss vom 13. Oktober 2009 V B 109/09, BFH/NV 2010, 475); lose handschriftlich geführte Aufzeichnungen können mithin nicht durch nachträgliche Aufzeichnungen abgeglichen werden (BFH-Beschluss vom 12. Juli 2011 VI B 12/11, BFH/NV 2011, 1863).“

* Bundesfinanzhof

BMF*-Schreiben vom 7.12.2011, IV C 5 – S 2334/10/10006

„Bei einem elektronischen Fahrtenbuch, bei dem alle Fahrten automatisch bei Beendigung jeder Fahrt mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst werden, ist von einer zeitnahen Führung auszugehen, wenn der Fahrer den dienstlichen Fahrtanlass innerhalb eines Zeitraums von bis zu sieben Kalendertagen nach Abschluss der jeweiligen Fahrt in einem Webportal einträgt und die übrigen Fahrten dem privaten Bereich zugeordnet werden.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 35/12 vom 20.03.2014

„Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs i. S. des § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG ist […] gesetzlich nicht weiter bestimmt“

Ergänzend zum Steuerurteil VI R 35/12:

§ 89 Abs. 2 Abgabenordnung
„Die Finanzämter und das Bundeszentralamt für Steuern können auf Antrag verbindliche Auskünfte über die steuerliche Beurteilung von genau bestimmten, noch nicht verwirklichten Sachverhalten erteilen, wenn daran im Hinblick auf die erheblichen steuerlichen Auswirkungen ein besonderes Interesse besteht. Zuständig für die Erteilung einer verbindlichen Auskunft ist die Finanzbehörde, die bei Verwirklichung des dem Antrag zugrunde liegenden Sachverhalts örtlich zuständig sein würde.“

§ 42e EStG Anrufungsauskunft
„Das Betriebsstättenfinanzamt hat auf Anfrage eines Beteiligten darüber Auskunft zu geben, ob und inwieweit im einzelnen Fall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 64/04 vom 16.11.2005

„Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 64/04 vom 16.11.2005

„Das […] entwickelte Programm MS-Excel eröffnet dem Anwender nach den Feststellungen des FG die Möglichkeit zu einer nachträglichen Veränderung bereits eingegebener Daten, deren Reichweite in der Datei selbst nicht näher dokumentiert wird. Wie das FG dabei zu Recht hervorgehoben hat, können die Eintragungen dadurch zu einem späteren Zeitpunkt
ohne größeren Aufwand an praktisch jedes gewünschte Ergebnis angepasst werden. Der Ausdruck einer solchen Datei ist deshalb zum Nachweis der Vollständigkeit und Richtigkeit der erforderlichen Angaben nicht geeignet.“

* Bundesfinanzhof

FG Steuerurteil 2 K 2155/07 vom 08.03.2011

„Wird zur Führung eines Fahrtenbuches eine Excel-Tabelle verwendet, entspricht dies nicht den gesetzlichen Anforderungen des § 6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 Satz 3 EStG […].Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nur dann, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden.“

BFH* Steuerurteil VI R 3/12 vom 13.11.2012

„Wie der erkennende Senat in seinem Urteil VI R 33/10 vom 1. März 2012 (BFHE 236, 497, BStBl II 2012, 505, m.w.N.) entschieden hat, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen. Neben Datum und Fahrtzielen sind grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder die konkreten Gegenstände der dienstlichen Verrichtung aufzuführen, und zwar grundsätzlich jede einzelne berufliche Verwendung für sich und mit dem bei Abschluss der Fahrt erreichten Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 35/12 vom 20.03.2014

„[…] ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch [muss] zeitnah und in geschlossener Form geführt werden, um so nachträgliche Einfügungen oder Änderungen auszuschließen oder als solche erkennbar zu machen sowie Datum, Fahrtziele und grundsätzlich auch die jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner oder jedenfalls den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung aufführen […].“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 27/05 vom 09.11.2005

„Da die […] Aufzeichnungen eine “buch”-förmige äußere Gestalt aufweisen sollen, verlangt der allgemeine Sprachgebrauch des Weiteren, dass die erforderlichen Angaben in einer gebundenen oder jedenfalls in einer in sich geschlossenen Form festgehalten werden müssen […]. Lose Notizzettel können daher schon in begrifflicher Hinsicht kein “Fahrtenbuch” sein.“

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 96/04 vom 18.10.2007

„Der nach der sog. 1 %-Regelung gemäß § 40 Abs. 1 EStG pauschaliert besteuerte Vorteil eines vom Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zur Privatnutzung überlassenen Dienstwagens ist nicht um die vom Arbeitnehmer selbst getragenen Treibstoffkosten zu mindern. Übernommene individuelle Kosten sind kein Entgelt für die Einräumung der Nutzungsmöglichkeit.“ Die Übernahme individueller Fahrzeugkosten, z. B. für Treibstoff, ist nicht zu empfehlen. Stattdessen sollte ein Nutzungsentgelt vereinbart werden, z. B. eine Monats- oder Kilometerpauschale. Denn der steuerpflichtige, geldwerte Vorteil kann um dieses Nutzungsentgelt gekürzt werden.

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 23/12 vom 18.04.2013

„Über die Frage, ob und welches betriebliche Fahrzeug dem Arbeitnehmer ausdrücklich oder doch zumindest konkludent auch zur privaten Nutzung überlassen ist, entscheidet das FG unter Berücksichtigung sämtlicher Umstände des Einzelfalls nach seiner freien, aus dem Gesamtergebnis des Verfahrens gewonnenen Überzeugung. […] Das FG hat festgestellt, dass der Klägerin die private Nutzung des dienstlichen PKW im Anstellungsvertrag ausdrücklich untersagt war. Es ist weiter zu der Erkenntnis gelangt, dass dieses Nutzungsverbot nicht nur zum Schein ausgesprochen, sondern tatsächlich “gelebt” wurde. Denn es hat keine privaten Fahrten feststellen können.“ Nur wenn die Privatnutzung vom Arbeitgeber beispielweise im Arbeitsvertrag nicht erlaubt ist, wird sie auch vom Finanzamt nicht angenommen. Nur in diesem Fall wird kein geldwerter Vorteil vom Finanzamt wegen der privaten Nutzung des Firmenwagens angesetzt.

* Bundesfinanzhof

BFH* Steuerurteil VI R 17/12 vom 13.06.2013

„Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer mehr als ein Kfz auch zur privaten Nutzung, so ist der in der Überlassung des Fahrzeugs zur privaten Nutzung liegende geldwerte Vorteil für jedes Fahrzeug nach der 1 %-Regelung zu berechnen.“

* Bundesfinanzhof

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