Wie führe ich mein Fahrtenbuch finanzamtkonform?

Sie sind überwiegend geschäftlich unterwegs und haben sich deshalb für ein Fahrtenbuch entschieden? Wir sagen Ihnen, welche Daten in ein Fahrtenbuch gehören,
damit es den Grundsätzen des Finanzamtes entspricht.

Diese Angaben benötigt das elektronische Fahrtenbuch fürs Finanzamt:

  • Datum, Kilometerstand und Uhrzeit bei Abfahrt und Ankunft
  • Start- und Zieladresse
  • Reisegrund
  • Reisezweck
  • Aufgesuchte Geschäftspartner oder Kunden (namentlich genannt)

Die Grundsätze eines finanzamtkonformen Fahrtenbuchs lauten: lückenlos, fälschungssicher und zeitnah. Sie müssen jede Fahrt dokumentieren und alle Unklarheiten beseitigen. Haben Sie auf einer Geschäftsfahrt eine andere Route genommen als vorgeschrieben oder sind Sie einen Umweg gefahren? Die Gründe, beispielsweise ein Stau oder eine Verkehrsmeldung, müssen Sie für das Finanzamt hinterlegen.

Das Finanzamt macht es Ihnen nicht leicht. Damit Sie auf der sicheren Seite sind und Ihre Arbeit erleichtert wird, übernimmt TrackBase einen großen Teil davon. Selbst eingeben müssen Sie nur noch Geschäftspartner, Reisegrund und -zweck.

Übrigens: Privat ist privat. Deshalb müssen Sie bei Privatfahrten nur die genauen Kilometerstände vor und nach der Fahrt angeben. Der Rest ist im elektronischen Fahrtenbuch fürs Finanzamt irrelevant.

Ihr Fahrtenbuch muss zeitnah geführt werden. Am besten tragen Sie fehlende Daten direkt nach der Fahrt ein, spätestens jedoch 7 Tage nach der Reise. Aber keine Angst: TrackBase macht nicht automatisch eine Privatfahrt aus Ihrer Fahrt, wenn Sie es einmal nicht innerhalb der 7-Tage-Frist geschafft haben, weil Sie zum Beispiel einen unverhofften Krankenhausaufenthalt hatten.

Damit Sie beim Fahrtenbuch führen auf der sicheren Seite sind, unterscheiden wir zwischen Bearbeiten und ändern. Tragen Sie Firma, Ansprechpartner und Co. nach, nehmen Sie eine Bearbeitung vor. Verändern Sie Daten eines bereits vorhandenen Eintrages, ist das eine Änderung. Egal ob Bearbeitung oder Änderung: TrackBase hält alle Eintragungen im Fahrtenbuch fürs Finanzamt mit einem Zeitstempel fest und sorgt damit für Transparenz.

Eine nachträgliche Löschung der Kilometer ist vom Bundesfinanzhof untersagt. Weil das im TrackBase Fahrtenbuch nicht möglich ist, entspricht es dem BFH-Urteil vom 16.03.2006 (BStBl. II, S. 625). Außerdem lassen sich Daten in der exportierten PDF-Datei nicht bearbeiten und werden so unverändert an das Finanzamt übermittelt.

Damit die erhobenen Daten vom Fahrtenbuch finanzamtkonform beim zuständigen Finanzamt ankommen, müssen sie exportiert und in einem PDF-Format bereitgestellt werden. Wichtig ist, dass alle entscheidenden Informationen vollständig und klar zu erkennen sind.

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